Les règles pour unE RÉUNION EFFICACE
Même si les réunions sont souvent perçues comme des « fardeaux » professionnels, elles n'en demeurent pas moins des outils de gestion et de communication essentiels.
Différentes règles sont indispensables pour que la réunion soit efficace :
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COMMUNIQUER L'ODRE DU JOUR EN AVANCE
La première chose à faire est de communiquer l’ordre du jour en avance.
Cela va permettre aux participants de connaître à en amont le sujet de la réunion, et de s’y préparer.
PRÉPARER LA RÉUNION ET DÉFINIR LES RÔLES
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La deuxième chose à faire est de préparer la réunion et de définir les rôles de chacun. Quelle que soit son format, une réunion efficace est une réunion bien préparée.
En effet, il est nécessaire de définir les responsabilités associées à la réunion :
L’animateur doit être choisi en fonction de ses compétences sur le sujet abordé, de sa capacité d’écoute, d’implication et de leadership.Les participants doivent disposer des compétences suffisantes par rapport au sujet abordé, être responsables des éventuelles décisions qui seront prises et être intéressés au sujet.
Afin de bien préparer une réunion, l’utilisation de la méthode « TOP » est idéale :
T : définir clairement le thème de la réunion
O : définir l'objectif à atteindre à l’issue de la réunion
P : définir avec précision le plan et les points à aborder pour atteindre l’objectif
Ces informations doivent ensuite être retranscrites dans un ordre du jour présentant : le TOP, la liste des participants et les aspects matériels tels que le lieu, l’heure de la réunion, la durée, etc…
La préparation des éléments matériels et logistiques est également essentielle pour assurer la réunion. Assurez-vous d’avoir du matériel à disposition, tels qu’un tableau blanc, un rétroprojecteur, un matériel audiovisuel, etc…
La troisième chose à réaliser est d’animer la réunion. Plusieurs règles sont ainsi à respecter afin d’assurer son bon déroulement :
- Commencer à l’heure prévue et ne pas accepter les retardataires est nécessaire, afin d’éviter les retards les prochaines fois.
- Afficher le thème, l’objectif, le plan et la durée durant toute la réunion afin que chacun se repère pendant la réunion.
- Faciliter les interactions entre les personnes, favoriser la participation et équilibrer les temps de parole est également important.
- Recentrer les discussions en cas de débordement.
- Reformuler et pratiquer des synthèses intermédiaires, afin d’arriver plus rapidement à la conclusion de la réunion et s’assurer que les objectifs de la réunion sont atteints.
À la fin de la réunion, il est nécessaire de résumer les points clés et de préciser la suite à donner en termes de responsabilités et d’actions.
Ainsi, il y a deux règles d’or à l’issue des réunions :
- Pour l’animateur : se remettre en question après chaque réunion animée, réaliser un auto-bilan des points forts de la réunion et des points moins maîtrisés.
- Pour les participants : imposer de la rigueur quant au respect des engagements pris au cours de la réunion.
Enfin, après la réunion, il est essentiel de diffuser le compte rendu de la réunion. Celui-ci devra mentionner les participants, les décisions prises et le plan d’action.
