Les règles pour un séminaire réussi
Vous souhaitez organiser un séminaire afin de fédérer vos équipes, d’échanger sur l’activité de l’année et de discuter des perspectives à venir ? Pour réussir ce séminaire, ce dernier doit répondre à plusieurs critères.
Voici une check list comprenant les étapes de préparation de votre séminaire d’entreprise.
La première chose à faire est de définir les objectifs du séminaire.
En effet, le séminaire doit être conçu en fonction de votre cible et de vos objectifs. Ces objectifs peuvent être multiples : améliorer la cohésion d’équipe, donner plus de sens à l’engagement collectif ou bien faire émerger de nouvelles idées. L’essentiel est d’identifier le but de votre séminaire en amont pour ne pas se disperser au fil de la journée.
Définir UN THÈME ET UN FORMAT ADAPTÉ
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La seconde chose à faire est de définir un thème et de choisir un format adapté.
Trouver un titre accrocheur vous permettra de motiver vos collaborateurs et de donner une idée à vos salariés du thème et du contenu du séminaire. Enfin, les objectifs définis en amont vont impacter le choix du format : ateliers en groupes de travail, brainstorming, team building ou encore présentation.
La troisième chose à faire est de fixer un budget.
Il est essentiel de le définir au préalable selon les critères précédents (objectifs, cibles, format), afin de ne pas perdre de temps avec des options qui ne rentreraient pas dans votre budget.
Le choix du lieu de votre séminaire est un des éléments les plus importants dans la réussite de votre événement. Plusieurs règles sont à respecter pour assurer son bon déroulement. Si vous souhaitez plus d’informations, veuillez consulter notre article sur : Comment trouver le lieu idéal pour votre séminaire d’entreprise à Bordeaux ?
Vient ensuite le choix d’une date pour votre séminaire d’entreprise.
Il est primordial de prendre en compte la disponibilité de chaque participant pour assurer le succès de votre séminaire. Certaines dates sont à éviter car elles risqueraient de compromettre la disponibilité de vos collaborateurs. Par exemple, les week-ends de ponts, les vacances scolaires ou encore les jours d’événements sportifs nationaux sont à écarter.
Élaborer un rétro planning et réaliser un planning
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L’élaboration d’un rétro planning en amont de votre séminaire va permettre de suivre au jour le jour toutes les étapes que vous vous êtes fixées en amont et d’assurer le bon déroulement de votre événement.
Le planning de l’événement doit également être préparé. Selon le format, les intervenants ne seront pas les mêmes, et certaines activités nécessitent de faire appel à des prestataires extérieurs, qui ont besoin d’être prévenus à l’avance.
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COMMUNIQUER EN AMONT SUR LE SÉMINAIRE
Informer vos collaborateurs de la date suffisamment à l’avance va permettre d’assurer leur présence. Le planning devra également leur être transmis en amont afin qu’ils aient connaissance du déroulé et du programme de la journée.
Des invitations doivent être envoyées afin d’évaluer en amont le nombre réel de participants.
D’autres détails peuvent être anticipés, par exemple, si certaines activités nécessitent une tenue particulière. Il sera ainsi nécessaire de le préciser.
Avant le départ de vos invités, il est important de conclure le séminaire par un récapitulatif des sujets abordés et de les confronter aux objectifs initiaux. Il sera également essentiel d’identifier les prochaines étapes qui découlent des discussions de la journée. Un séminaire réussi est avant tout un séminaire qui répond aux objectifs de départ et qui permet de mettre en place des actions dans la foulée.
Le lendemain de l’événement, la mise en place d’un formulaire de satisfaction est envisageable afin de recueillir les retours et les avis des participants concernant le déroulement du séminaire. Cela permettra d'améliorer les événements à venir. Et pour finir : n’oubliez pas de remercier vos collaborateurs et de leur envoyer un compte rendu de la journée.
