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Organiser un événement digital

Comment organiser une événement digital ou hybride ?

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Le recours aux événements digitaux ou hybrides a connu un très fort essor durant la crise sanitaire. Le format virtuel a ainsi été adopté très rapidement par les entreprises pour pallier à l’absence d’évènements en présentiel. Nous allons vous donner toutes les clés pour réussir votre événement hybride.
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AVANT L'ÉVÉNEMENT

Définir le contexte et les objectifs de l’événement
Le premier facteur à prendre en compte dans la préparation d’un événement digital est de définir la cible. Il est important de déterminer à qui vous voulez adresser votre événement, les attentes des participants, ainsi que leur nombre.

Il est également important de définir en amont les objectifs chiffrés ou KPIs d’un événement en ligne. Ce sont ces indicateurs de performance qui détermineront la réussite de votre événement: nombre de participants, nombre de connexions ou encore durée des connexions. 

Pour finir, le budget doit être défini à l’avance ainsi que le retour sur investissement attendu.
Identifier les intervenants et définir le contenu de l’événement
Identifier les personnes qui animeront ou interviendront sur votre événement en ligne est clé. Il est nécessaire de les contacter rapidement afin de convenir de leur accord et de leur disponibilité pour votre événement.

Il est également important de définir le mode de diffusion de votre événement digital avec les intervenants concernés. Un événement en ligne peut être diffusé sur différentes sessions : live, simulive ou replay. Il est primordial de définir le format qui conviendra le mieux pour chaque intervention.
Définir la plateforme de diffusion de l'événement
Le choix de votre plateforme de diffusion est un élément stratégique à prendre en compte dans l’organisation de votre événement hybride. Ce choix doit être cohérent avec votre stratégie marketing digital. Il existe plusieurs plateformes de diffusion. Des plateformes de streaming comme Youtube, Facebook Live, Twitch, Dailymotion et des plateformes de visioconférence comme Skype, Zoom, Google Meet ou encore Teams.

Hormis le choix de la plateforme de diffusion, il est important de disposer de matériel technologique suffisamment puissant afin d’assurer un événement de qualité. Pour cela, il sera souvent utile de faire appel à un prestataire extérieur.
Communiquer sur l'événement en ligne
Une fois le type de plateforme de diffusion défini, il est nécessaire de communiquer à vos intervenants et à vos participants la date de l’événement. Selon votre cible, vos moyens de communication seront différents. En interne, l’emailing est à privilégier. En externe, dans le cas d’un événement en ligne public, vous pouvez communiquer via vos réseaux sociaux par exemple.

PENDANT L'ÉVÉNEMENT

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Animer l'événement
La veille de l’événement, il est primordial de tester le matériel afin de vous assurer que tout fonctionne et ainsi d’éviter une mauvaise surprise le jour J. Le jour de l’événement, votre rôle sera d’animer ou de faire animer votre événement afin de garder toute l’attention de votre cible.
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APRÈS L'ÉVÉNEMENT

Analyser l'événement
Après l’événement, il est important d’analyser les données de participation par rapport aux objectifs fixés auparavant. La satisfaction des participants est également un critère à prendre en compte afin d’améliorer vos prochains événements.
Remercier les intervenants et participants
La dernière chose à faire est de remercier tous les participants et leur partager le contenu de l’événement. Le moyen le plus simple et approprié est l’emailing. Cela permettra de renforcer leur engagement pour votre entreprise.

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